Especialista dá-lhe 9 dicas para não procrastinar durante o trabalho

Não ser demasiado perfecionista e não tentar alternar entre as mil tarefas que tem para fazer são só algumas das sugestões. Mas há mais.

Manter o ambiente de trabalho limpo e organizado é fundamental para reduzir o risco de distrações

Rawpixel/Unsplash

Quantas vezes já deu por si a parar os muitos trabalhos que tinha entre mãos para dar uma vista de olhos nas redes sociais? Entre responder a mensagens no WhatsApp, comentar as últimas histórias dos seus amigos no Instagram ou ver qual a polémica mais recente no Twitter, perdeu cerca de uma hora sem que desse por isso. O problema é que, enquanto espairecia, o relógio não parou e o trabalhou continuou a amontoar.

Se calhar até desvalorizou o tempo perdido e achou ser capaz de compensar mais tarde, mas a verdade é que isso é um erro que, caso seja cometido várias vezes, o obriga a longas e duras horas de trabalho desnecessárias. Quem o diz é Maria José Chambel, psicóloga do trabalho e das organizações e professora na Faculdade de Psicologia da Universidade de Lisboa.

“O tempo é um aspeto fundamental da nossa vida que, uma vez gasto, está gasto”. Segundo a psicóloga, aceitar isso é começar a organizar de forma relativamente diferente e benéfica a qualidade de trabalho de cada um. Mas esta é só uma das recomendações da psicóloga. Mostramos-lhe mais.

Saber planear e definir um método de trabalho

“É importante conseguir distinguir aquilo que é urgente daquilo que é importante, sem nunca esquecer que, a certa altura, essas tarefas menos urgentes serão de máxima prioridade porque o tempo não para”, alerta Maria José Chambel.

Segundo a psicóloga, o truque passa por reservar um espaço durante o dia para lidar com algumas das tarefas menos urgentes e, assim, evitar o acumular de trabalho que obriga a longos e duros turnos.

É importante prever o tempo despendido entre tarefas

Depois do planeamento, a psicóloga recomenda que cada pessoa faça uma previsão do tempo que acha que irá demorar a realizar uma determinada tarefa. “Isso levará a que ganhemos a consciência de que, à partida, seremos capazes de fazer mais atividades do que aquelas que achávamos que alguma vez conseguiríamos fazer.”

Mas não há qualquer problema se essas previsões saírem ao lado. É que se a estimativa se revelar insuficiente, o trabalhador “vai ganhar uma visão mais precisa do tempo que geralmente demora no trabalho”, permitindo-lhe todos os ajustes necessários no ato de planeamento das atividades laborais.

O tempo perdido não se recupera

É recorrente pensar que não há problema em estar meia hora ou mais nas redes sociais durante o trabalho, sob pretexto de compensar mais tarde. Para Maria José Chambel, isto é um erro porque o tempo perdido nunca se recupera.

“Se pensarmos que o tempo é um aspeto fundamental da nossa vida que, uma vez gasto, está gasto, melhoramos o nosso mind set e, consequentemente, organizamos a nossa vida de uma forma relativamente diferente”, defende.

A ideia — errada — de tentar recuperar o tempo perdido obriga muitas vezes a longas horas de trabalho, alerta a psicóloga.

Ser capaz de identificar as dificuldades

Maria José Chambel alerta ainda para a necessidade de cada trabalhador ser capaz de identificar as suas dificuldades que, apesar de serem diferentes de pessoa para pessoa, têm sempre solução.

“É importante que exista um processo de autoconhecimento e de autoavaliação para saber identificar aquelas que são as suas barreiras e, no futuro, procurar soluções para as ultrapassar.”

Ainda assim, a psicóloga diz que é normal que exista uma certa desculpabilização para minimizar o problema ou o esforço necessário para o conseguir manobrar. Mas considera ser imperativo procurar sempre a solução.

“Às vezes olhamos para um colega e achamos que ele têm mais capacidade de lidar com os problemas porque sempre teve uma vida fácil, mas na verdade não é bem assim. O que acontece é que aquela pessoa se calhar até já passou pelas mesmas dificuldades do que nós e, por isso, encontrou um conjunto de estratégias que lhe permitam trabalhar sem interferências.”

Não tenha medo de imitar o seu colega

Este ponto está relacionado com o anterior, e não tem que ser visto como uma estratégia negativa. Segundo a psicóloga, a aprendizagem de modelos eficientes de trabalho é imitável e consiste num processo de aprendizagem benéfico para o crescimento pessoal de cada um.

“É importante estarmos disponíveis para imitar aqueles que nós consideramos serem bons modelos de trabalho para nós, porque só assim seremos capazes de começar a mudar a nossa forma de estar e de agir.”

Saiba dizer “não”

Visto que muitas das pessoas com quem lidamos diariamente não conhece grande parte da nossa vida, o grau de urgência das tarefas que temos para fazer ou a dificuldade que sentimos no desempenho de certas atividades, Maria José Chambel destaca a importância de saber dizer “não”.

A ideia passa por estabelecer limites e fazer saber aos demais que nos encontramos indisponíveis para uma conversa, por exemplo. Ainda assim, é importante saber reagendar para que o outro lado perceba o motivo da indisponibilidade.

“É importante considerar que o mundo não vai acabar só porque vai dizer ‘não’. No entanto, fazer a outra pessoa saber que vai estar disponível daqui a umas horas ou daqui a uns dias é fundamental para que percebam o seu lado.”

Não seja demasiado perfecionista

“Há muitas pessoas que são demasiado perfecionistas, que consideram que tudo tem de estar perfeito e acabam a perder muito tempo em todas as tarefas independentemente do seu grau de importância.” Por isso, garante a psicóloga, é necessário fazer uma maior gestão das horas despendidas em cada atividade para que estas sejam proporcionais ao seu grau de urgência.

No entanto, realizar as atividades menos urgentes com menor perfeição não significa fazer as coisas mal. “O tempo não chega para tudo e, por isso, temos de ser mais eficazes e eficientes nas coisas mais importantes e urgentes primeiro.”

Tente não alternar entre os vários trabalhos que tem para fazer

Apesar de poder dar a ideia de que estamos a ser muito produtivos, Maria José Chambel defende que não é aconselhável estar constantemente a alternar entre as várias tarefas que tem de realizar. Fazer isso implica “saltar de trabalho em trabalho sem que nunca se tenha concentrado de forma precisa num deles.”

Além disso, é tempo mal aproveitado já que cada vez que passa de uma atividade para outra, é obrigado a reler tudo e a procurar todo o contexto — resultando num maior desperdício de tempo que poderia ter sido aproveitado de outra forma.

Ainda assim, a psicóloga defende que isto não “significa estar horas e horas de volta da mesma atividade”, já que até isso pode cansar ao ponto de não ser possível discernir entre as várias coisas que se têm para fazer. “É importante encontrar um equilíbrio saudável que permita manter a produtividade e a eficiência”, recomenda.

Organize o ambiente de trabalho do seu computador

Esta dica é para todos aqueles que têm o ambiente de trabalho num caos, repleto de pastas, ficheiros, imagens e outros documentos de que já não precisam.

“Um dos pontos fundamentais para uma maior eficiência no trabalho obriga, inevitavelmente, a saber filtrar a informação que nos chega. E para isso é recomendável que o ambiente de trabalho do computador esteja organizado”, continua a psicóloga.

Ao fazê-lo, estamos a diminuir a quantidade de tempo que se demora até chegar a um determinado ficheiro — que consequentemente leva à redução de possíveis distrações.

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